Cómo hacer un forecast de ventas con el CRM

«¿Cuánto vamos a cerrar este mes?» Es probablemente la pregunta que más se repite en cualquier comité de dirección. Y en muchas empresas la respuesta sale de la intuición del director comercial, de un Excel que cada uno rellena a su manera o de lo que cada comercial «cree» que va a firmar.

Un forecast de ventas bien hecho no es adivinación. Es el resultado de tener un proceso comercial definido, un pipeline limpio en el CRM y unas reglas claras. En este artículo te explico qué es, qué métodos existen y cómo montarlo paso a paso con tu CRM.

Qué es un forecast de ventas

El forecast de ventas (o previsión de ventas) es una estimación de los ingresos que vas a cerrar en un periodo concreto: una semana, un mes, un trimestre. Se calcula a partir de las oportunidades abiertas que tienes en el pipeline y de la probabilidad de que cada una se cierre en ese periodo.

No hay que confundirlo con el objetivo o la cuota. El objetivo es lo que quieres vender. El forecast es lo que, con los datos que tienes hoy, crees que vas a vender. La distancia entre los dos es justo lo que te interesa ver a tiempo.

Para qué sirve

• Anticipar problemas. Si a mitad de mes el forecast está muy por debajo del objetivo, todavía puedes reaccionar.
• Tomar decisiones de negocio. Contrataciones, compras, tesorería o inversión en marketing dependen de lo que esperas ingresar.
• Dirigir al equipo. Te dice en qué oportunidades merece la pena poner foco y qué comerciales necesitan ayuda.
• Ganar credibilidad. Un equipo comercial que acierta con sus previsiones gana confianza dentro de la empresa.

Lo que necesitas antes de empezar

El forecast es tan bueno como los datos de los que sale. Antes de calcular nada, revisa que tienes esto:

Un pipeline con etapas claras

Cada etapa tiene que representar un avance real del cliente, no una tarea del comercial. Si no lo tienes claro, empieza por qué es un pipeline de ventas en un CRM y, si usas HubSpot, cómo crear un pipeline de ventas en HubSpot.

Criterios de entrada y salida de cada etapa

Qué tiene que haber pasado para que una oportunidad avance. Por ejemplo, no pasa a «Propuesta enviada» si no se ha enviado la propuesta. Parece obvio, pero es donde más se maquilla el pipeline. También conviene tener claro cuándo un lead pasa a ser oportunidad, porque si entra cualquier cosa en el pipeline, el forecast se infla.

Cuatro campos obligatorios en cada oportunidad

Campo	Por qué importa
Importe	Sin importe no hay forma de sumar nada
Fecha prevista de cierre	Decide en qué periodo cuenta la oportunidad
Etapa	Da una probabilidad de cierre
Propietario	Permite ver el forecast por comercial

Oportunidades cerradas de verdad

Las ganadas y las perdidas tienen que marcarse como tales. Una oportunidad muerta que sigue abierta con fecha de cierre de hace tres meses distorsiona todo. Sobre cómo tratar las perdidas, tienes este artículo: ¿»Perdida» es una etapa del pipeline o un estado?

Métodos para hacer un forecast de ventas

Hay varias formas de calcularlo. No son excluyentes: muchas empresas combinan dos.

1. Forecast ponderado por etapa

Cada etapa del pipeline tiene una probabilidad de cierre asociada. El forecast es la suma de cada importe multiplicado por su probabilidad. Es el método que traen por defecto la mayoría de CRM.

Un ejemplo ilustrativo con cifras inventadas:

Etapa	Probabilidad	Importe en la etapa	Forecast
Reunión de descubrimiento	10 %	50.000 €	5.000 €
Propuesta enviada	40 %	30.000 €	12.000 €
Negociación	70 %	20.000 €	14.000 €
Total		100.000 €	31.000 €

Lo importante es que las probabilidades no salgan de la imaginación. Lo ideal es calcularlas con tu histórico: de todas las oportunidades que llegaron a «Propuesta enviada», ¿qué porcentaje acabó ganada?

2. Forecast por categorías

Aquí es el comercial quien clasifica cada oportunidad según su confianza en cerrarla dentro del periodo. Las categorías más habituales son:

• Comprometido (commit): lo voy a cerrar este periodo, salvo sorpresa.
• Mejor caso (best case): se puede cerrar si todo va bien.
• Pipeline: está abierto, pero no lo cuento para este periodo.

Tiene la ventaja de recoger información que el CRM no ve. El inconveniente es que depende del criterio de cada uno. Por eso conviene revisarlo con el responsable del equipo.

3. Forecast histórico

Parte de lo que vendiste en periodos anteriores, ajustado por estacionalidad o crecimiento. Es útil cuando tienes ventas recurrentes o muchos cierres pequeños, pero no tiene en cuenta lo que está pasando ahora en el pipeline.

4. Forecast por ciclo de venta

Usa la duración media de tu ciclo de venta. Si una oportunidad lleva abierta mucho más tiempo que la media, su probabilidad real baja aunque siga en una etapa avanzada.

Cómo hacer el forecast con el CRM paso a paso

1. Limpia el pipeline. Cierra como perdidas las oportunidades sin actividad y actualiza fechas de cierre irreales.
2. Revisa las probabilidades de cada etapa con tus datos históricos, no con los valores que trae el CRM por defecto.
3. Haz obligatorios los campos clave (importe, fecha de cierre, etapa y propietario) al crear o mover una oportunidad.
4. Crea una vista o informe de forecast filtrado por fecha de cierre dentro del periodo y agrupado por etapa y por comercial. Si no sabes cómo, te explico cómo crear filtros y vistas en un CRM.
5. Añade la categoría de forecast si quieres combinar el ponderado con el criterio del comercial.
6. Revísalo cada semana en una reunión corta, oportunidad por oportunidad en las grandes.
7. Compara al final del periodo lo previsto con lo cerrado. Esa diferencia es tu precisión de forecast.

Las preguntas que hago en una revisión de forecast

Para cada oportunidad importante que alguien mete en «comprometido«:

• ¿Quién firma y has hablado con esa persona?
• ¿Cuál es el siguiente paso y qué fecha tiene?
• ¿Qué tendría que pasar para que no se cierre este mes?
• ¿Ha cambiado algo desde la semana pasada?

Si no hay siguiente paso con fecha, no es una oportunidad comprometida. Es un deseo.

Errores habituales en el forecast de ventas

• Pipeline inflado. Oportunidades que nunca se cierran y nadie se atreve a marcar como perdidas.
• Fechas de cierre que se mueven cada mes. Si una oportunidad ha cambiado tres veces de fecha, trátala con desconfianza.
• Probabilidades por defecto. Las del CRM son genéricas. Las tuyas pueden ser muy diferentes.
• Comerciales que juegan a la baja o al alza. Unos esconden oportunidades para quedar bien; otros lo meten todo por optimismo. Medir la precisión de cada uno ayuda a corregirlo.
• Hacerlo solo a final de mes. El forecast sirve para actuar. Si lo miras cuando ya no hay margen, solo sirve para explicar.

Qué métricas acompañan al forecast

El forecast no va solo. Para interpretarlo bien necesitas mirar también la cobertura de pipeline (cuánto pipeline tienes respecto al objetivo), la tasa de conversión por etapa, el ticket medio y la duración del ciclo. Si quieres profundizar, te lo cuento en métricas de ventas de SDR y AE.

Un buen forecast de ventas no depende de una fórmula mágica. Depende de tener un proceso de venta definido, un pipeline honesto en el CRM y la disciplina de revisarlo cada semana. Cuando eso está, el cálculo es lo fácil.

Empieza por limpiar el pipeline y por hacer obligatorios cuatro campos. Solo con eso tu previsión va a mejorar mucho.